Overheidsopdrachten: zaken doen met de stad

Team Overheidsopdrachten zorgt dat alle dienstverleners (leveringen, diensten en werken) juist aangesteld worden. Dit doen ze voor alle stadsteams die een levering, dienst of werk willen laten uitvoeren. Ze gaan in overleg met de aanvragende diensten en stellen een bestek op, rekening houdend met de wetgeving van overheidsopdrachten. 

Wat staat er in een bestek? 

In een bestek staan er heel wat zaken, waarvan een groot deel wetgeving en verplichtingen. Daarnaast staat er: 

• op basis van welke criteria je beoordeeld wordt; 

• waaraan je moet voldoen; 

• wat de stadsdienst wil / nodig heeft. 

Beoordelen van een bestek 

Na het maken van een bestek, zorgt team Overheidsopdrachten ervoor dat dit bestek (lokale) ondernemingen bereikt. Binnen de afgesproken tijd bezorgen de aangeschreven ondernemingen hun offertes. Team Overheidsopdrachten leest samen met de stadsteams de offertes na en gaat op basis van de vooropgestelde beoordelingscriteria punten geven. 

Toekennen van een bestek 

De onderneming met de meeste punten krijgt de opdracht. Alle inschrijvers worden hiervan op de hoogte gebracht met een onderbouwd verslag, zodat ook zij weten waarom zij een bepaalde positie hebben. 

Het principe bij overheidsopdrachten is dat de concurrentie moet spelen. Hierbij zijn in de wetgeving speciale procedures voorzien. Je kan grote overheidsopdrachten van Stad Lommel bekijken op de e-Procurement-website van de federale overheid. 

Kleine overheidsopdrachten 

Tot en met € 8.500 

Hier wordt geen officiële procedure voor opgelegd. Stad Lommel zal hiervoor altijd minstens 3 firma's contacteren, meestal per e-mail. Toewijzing van de opdracht kan op basis van diverse criteria. Er wordt zeker niet altijd aan de goedkoopste aanbieder toegewezen. 

Tussen € 8.500 en € 30.000 

Voor opdrachten tussen deze bedragen wordt de procedure al uitgebreider. Hier wordt meestal de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor toegepast. Dit houdt in dat er een bestek wordt opgemaakt, en in regel ook minimaal 3 firma's worden gecontacteerd om een offerte in te dienen. Je offerte indienen doe je per mail. 

Grote overheidsopdrachten 

Tussen € 30.000 en € 143.000 

Voor opdrachten van leveringen en diensten worden tot deze drempel ondernemingen aangeschreven en of uitgenodigd via e-Procurement. De procedure die vaak wordt toegepast is de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. 

Tussen € 143.000 en € 221.000 

Opdrachten voor leveringen en diensten worden tot deze drempel bekendgemaakt op e-Procurement op nationaal niveau. Een onderneming kan het bestek vinden op en de offerte indienen via  e-Procurement. 

Vanaf € 221.000 

Opdrachten voor leveringen en diensten worden bekendgemaakt op e-Procurement  zowel nationaal als Europees. De procedures die hier vaak worden toegepast zijn de mededingingsprocedure met onderhandeling of een openbare procedure. Een onderneming kan het bestek vinden via  e-Procurement. 

Voor werken ligt de publicatiedrempel op nationaal niveau, net zoals bij de opdrachten voor leveringen en diensten, op € 30.000. De publicatiedrempel op Europees niveau ligt op € 5.538.000. Beiden worden steeds bekend gemaakt op e-Procurement. 

Ga naar het federale e-Procurement platform

Voor kleine overheidsopdrachten (tussen de € 8.500 en € 30.000) dien je jouw offerte in via mail. Voor grote overheidsopdrachten dien je jouw offerte in via e-Procurement. Papieren offertes worden niet meer aanvaard. 

• Lees vooraf de handleiding over e-Procurement. 

• Bekijk op voorhand de demonstratie- en instructievideo’s. 

• Volg een opleiding bij een van de geaccrediteerde opleiders en opleidingsorganisaties. 

Opgelet! Als een offerte niet voldoet aan alle vereisten die opgenomen zijn in het bestek, is ze onregelmatig. Een offerte wordt dan niet opgenomen in de beoordeling. Enkele tips:  

• dien je offerte op tijd in; 

• laat een offerte digitaal ondertekenen door een persoon die de onderneming wettelijk mag vertegenwoordigen. Een gescande handtekening is onwettig; 

• voeg alle gevraagde documenten toe; 

• een offerte mag maximaal 350 MB groot zijn, elk doorgestuurd file maximaal 80 MB. 

Lees meer over een offerte indienen als bedrijf 

Hoe onderteken je een offerte digitaal? 

• Tekenen met eID 
• Tekenen via een eigen software (Third Party) met eID 
• Tekenen via een eigen software (Third Party) met een digitaal certificaat (voor buitenlandse ondernemingen) 

Een borgtocht is een financiële garantie die door de borgsteller aan de stad of het OCMW ter beschikking wordt gesteld als waarborg voor de volledige en goede uitvoering van bepaalde overheidsopdrachten, vergunningen, huurovereenkomsten. 

Hoe stel je een borg voor stad en OCMW Lommel? 

Een borg stellen kan op verschillende manieren. Je hebt de keuze om een borg te stellen bij jouw eigen financiële instelling maar je kan ook gebruik maken van de gratis applicatie e-DEPO. Via e-DEPO kan je online een deposito of consignatie storten bij de Deposito- en Consignatiekas. 

Ga naar e-DEPO

Wat heb je nodig om een borg te stellen via e-DEPO? 

1. ID-kaart en kaartlezer of ITSME 
2. Je eigen rijksregisternummer of KBO-nummer voor een rechtspersoon*
3. Je IBAN-bankrekeningnummer en BIC-adres
4. Je e-mail adres
5. Gegevens over borg: bedrag, omschrijving, contactpersoon en e-mail bij stad of OCMW.
6. KBO-nummer van de begunstigde: Stad Lommel 0207.473.102 

*Rechtspersonen moeten zich eerst registreren – zie rollenbeheer in e-DEPO 

Hoe verloopt het proces? 

Bij elk nieuw dossier dat wordt aangemaakt moet eerst een bepaalde categorie worden gekozen: 

1. Borgtocht overheidsopdrachten voor leveranciers aan wie een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten werd gegund.
2. Huurwaarborgen bij huurovereenkomsten van onroerende goederen
3. Borgtocht gevraagd door een openbare instantie. Dit gaat over alles wat geen overheidsopdracht of huurwaarborg is. Voorbeeld: borgen bij omgevingsvergunningen. 

Na het doorlopen van het proces krijg je een e-mail met de betaalgegevens. Je kan op elk moment je dossier raadplegen en opvolgen. 

Indien aan het voorwerp van de borgstelling werd voldaan, zal de dossierverantwoordelijke bij stad of OCMW de borg vrijgeven of handlichten. Bij handlichting van de borg krijgt de borgsteller een automatisch bericht in zijn mailbox. Kort nadien staat het bedrag terug op de bankrekening. 

Video: hoe stort ik een borgtocht in e-DEPO?